Il primo passo consiste nell'autenticarsi presso il portale INFN. E' necessario essere in possesso di un account, che puo` essere
richiesto all'indirizzo:http://www.infn.it/portale/registra.php

La registrazione e` consentita ai soli dipendenti ed agli associati a vario titolo (universita`, altri enti di ricerca, contratti a tempo
determinato, dottorandi, etc..). Nel caso in cui l'utente sia gia` registrato, ma abbia dimenticato la password, puo` richiederla all'indirizzo:http://www.infn.it/portale/send_newpw.php
inserendo la propria username ed il proprio codice fiscale.

Il secondo passo consiste nell'accedere alla propria pagina, per poter inserire pubblicazioni, contributi a conferenze, tesi. Utilizzare l'indirizzo: http://www.infn.it/pubblicazioni/autori/

Aggiornamento pubblicazioni

Se si vuole inserire una nuova pubblicazione, selezionare anzitutto l'anno di pubblicazione. Viene proposta una lista di lavori. Se la propria pubblicazione sta in questa lista, allora:
- fare click sul titolo; si apre la scheda della pubblicazione
- nella nuova pagina, fare click sul proprio nome evidenziato nello specchietto degli autori
- indicare la/e sigla/e della/e iniziative a cui si vuole associare la pubblicazione, corredate delle rispettive percentuali (il sistema
rispetta automaticamente l'unitarieta`)
- fare click su "Salva"
- fare click su "Torna alla mia pagina" sulla destra per verificare l'avvenuto inserimento.

Se la pubblicazione non compare nella lista proposta:
- fare click sul link "Cerca pubblicazione" a destra; si apre una nuova pagina con il motore di ricerca nel database delle pubblicazioni
- nello specchietto selezionare l'anno di ricerca ed inserire il proprio nome con la sintassi "Cognome, iniziale_del_nome"
- compare in basso una lista di pubblicazioni; selezionare il titolo di quella cercata: si apre la scheda della pubblicazione stessa.
- continuare come nel caso precedente.

N.B. Per i responsabili locali di iniziativa specifica

*- I responsabili locali di un'iniziativa specifica devono controllare che per tutte le pubblicazioni inerenti alla sigla gli autori collegati all'INFN siano correttamente riconosciuti (ai fini del calcolo delle percentuali di proprieta` del lavoro). Questo riconoscimento avviene man mano che ciascun autore riconosce la propria paternita` sulla pubblicazione attravero la procedura precedente. I responsabili locali devono quindi controllare che questo processo giunga a compimento nei termini temporali indicati di volta in volta.

*- puo` capitare che una pubblicazione annoveri tra i suoi autori persone che non sono piu` associate all'INFN. Per convenzione chiamiamo questi autori "ghost". In questo caso i resp. locali dell'iniziativa interessata devono assegnare la pubblicazione usando la procedura descritta sopra. Quando arrivano alla scheda della pubblicazione, troveranno la scritta "Aggiungi la pubblicazione per conto di altre persone". Seguendo questo link, si troveranno la lista con i nomi degli autori accompagnati dal simboletto di una chiave inglese. Fare click su questo simbolo in corrispondenza del nome del "ghost", comparira` una box con il nome stesso del ghost, fare click sul nome, e la pubblicazione sara` agganciata nella lista del ghost per l'anno considerato.
Cliccando nel menu` in alto a destra "Torna alla mia pagina", si potra` controllare la correttezza dell'inserimento, perche` verra` mostrata la lista delle pubblicazioni assegnate a "ghost" anno per anno.
E' possibile, in caso di errori, eliminare l'inserimento e ricominciare daccapo. I resp. locali possono farsi coadiuvare dai coordinatori della sezione interessata, perche` anche loro vedono il link "Aggiungi la pubblicazione per conto di altre persone" ed hanno potere di scrittura.

Aggiornamento relazioni a congresso

Dalla pagina di partenza, http://www.infn.it/pubblicazioni/autori, selezionare "Home Talks".
Selezionare poi l'anno di riferimento. Viene eventualmente proposta una lista. Se il talk di interesse sta in questa lista, allora:
- fare click sul titolo; nella nuova pagina si trova la sua scheda
- controllare/aggiornare tutti i dati, possibilmente anche il riferimento bibliografico (indirizzo arXiv o doi); in particolare, se l'autore e` associato/dipendente dell'INFN, l'anagrafica verra` ricercata automaticamente dal database
- verso meta` pagina, il sistema permette di cercare nel database SPIRES informazioni sulla conferenza partendo da una parola del suo titolo; nella lista dei risultati, fare click sul titolo di quella corretta per aggiungerla nei campi sottostanti (Titolo, data, luogo, etc..)
- alla fine, a fondo pagina, fare click sul pulsante "Update"
- per cancellare tutti i records, schiacciare il pulsante "Reset"
- per controllare se l'inserimento e` corretto, seguire il link in testa "Torna alla mia pagina"

Se il talk non compare nella lista proposta:
- fare click su "Aggiungi Talks"
- si aprira` una nuova scheda in cui inserire i dati come nel caso precedente; infine fare click sul pulsante "Update"
- per cancellare tutti i records, schiacciare il pulsante "Reset"
- per controllare se l'inserimento e` corretto, seguire il link in testa
"Torna alla mia pagina"

N.B. Per i responsabili locali di iniziativa specifica

*- I responsabili locali di un'iniziativa specifica devono controllare la correttezza dei riferimenti bibliografici di ciascun talk inserito
nel database.

*- Anche in questo caso puo` capitare che nel database ci siano proceedings firmati da persone non piu` associate all'INFN (i ghost di cui sopra). I resp. locali dell'iniziativa collegata devono agganciare il record usando la stessa procedura descritta nella nota riguardo alle pubblicazioni.

Aggiornamento Tesi

Dalla pagina di partenza, http://www.infn.it/pubblicazioni/autori, selezionare "Home Tesi".
Selezionare poi l'anno di riferimento. Viene proposta una lista. Se la tesi di interesse sta in questa lista,
allora:
- fare click sul titolo; nella nuova pagina si trova la sua scheda
- inserire tutti i dati; in particolare, se l'autore della tesi e`associato/dipendente dell'INFN, l'anagrafica verra` ricercata automaticamente dal database
- verso il fondo pagina, il sistema indica tutti i nomi a lui noti per il ruolo di relatore e/o correlatore (o relatore esterno); fare click
sul proprio nome e poi schiacciare il pulsante "Update"
- per cancellare tutti i records, schiacciare il pulsante "Reset"
- per controllare se l'inserimento e` corretto, seguire il link in testa "Torna alla mia pagina"

Se la tesi non compare nella lista proposta:
- fare click sul link "Cerca tesi" a destra; si apre una nuova pagina con il motore di ricerca nel database delle tesi
- nello specchietto selezionare l'anno di ricerca ed inserire il nome dell'autore con la sintassi "Cognome, iniziale_del_nome"
- compare in basso una lista di tesi; selezionare il titolo di quella cercata: si apre la pagina con la sua scheda
- inserire tutti i dati come nel caso precedente, poi fare click sul pulsante "Update"
- per cancellare tutti i records, schiacciare il pulsante "Reset"
- per controllare se l'inserimento e` corretto, seguire il link in testa "Torna alla mia pagina"

Se la tesi cercata non e` mai stata inserita nel database e il motore di ricerca fallisce:
- tornare alla propria pagina per l'anno considerato e fare click su "Aggiungi Tesi".
- si aprira` una nuova scheda in cui inserire i dati come nel caso precedente; infine fare click sul pulsante "Update"
- per cancellare tutti i records, schiacciare il pulsante "Reset"
- per controllare se l'inserimento e` corretto, seguire il link in testa "Torna alla mia pagina"