LA COSTITUZIONE DEL GRUPPO DI LAVORO
A seguito della decisione della Giunta Esecutiva di adottare nell’ente, per quanto riguarda la gestione dei suoi progetti, un Enterprise Project Management Framework, nell’aprile del a 2017 si sono organizzate delle giornate di discussione tra le figure di riferimento del management dell’INFN e una selezione di figure coinvolte in queste problematiche. Nei vari interventi è emersa la necessità di diffondere e mettere in coerenza la cultura del Project Management e della gestione della Qualità nell’ambito dei progetti, contraddistinti dagli aspetti multidisciplinari, di finanziamento e di collaborazione. E’ stata inoltre discussa dettagliatamente la separazione delle tematiche di governance che si rivolgono agli aspetti strategici e quelle di Project Management che sono indirizzate alla gestione operativa progettuale.
Nell’ambito dell’adozione di un Enterprise Framework sono state ribadite le componenti essenziali delle azioni gestite nell’ambito del Project Management: la gestione della documentazione, della Qualità, dei requisiti, della configurazione, dei rischi e della sicurezza, l’assegnazione delle risorse e la definizione delle schedule. Una parte della discussione è stata anche dedicata al Earned Value Management come strumento di gestione delle correlazioni tra tempi, risorse e costi.
L’outcome principale di queste giornate è stata la decisione di costituire un gruppo di lavoro dedicato con il mandato di individuare un Framework applicabile alle peculiarità dell’ente, introdurre una metodologia per la gestione dell’informazione e della documentazione, proporre le azioni di formazione e individuare i tools informatici di supporto. Il gruppo di lavoro era costituito da Marco Pallavicini in rappresentanza delle Commissioni Scientifiche Nazionali, Marco Grassi in rappresentanza del Consiglio Direttivo e della Commissione Formazione, Roberto Saban in quanto coordinatore tecnico delle grandi infrastrutture, Giovanni Bisoffi in quanto direttore delle divisione acceleratori dei Laboratori Nazionali di Legnaro, Alessandro Cardini in quanto responsabile Nazionale di una grande collaborazione internazionale – LHCb, Antonio Falone in quanto integration coordinator del progetto ELI-NP, Mario Salvatore Musumeci in quanto project leader del progetto di upgrade del ciclotrone superconduttore dei Laboratori Nazionali del Sud. Il gruppo era coordinato da Alessandro Variola, Chair del Machine Advisory Committe dell’INFN.
LE ATTIVITA’ DEL GRUPPO DI LAVORO
Nel primo periodo della propria attività il gruppo di lavoro ha focalizzato la sua attenzione sulla valutazione e scelte di un Framework che fosse adatto alle specificità dei progetti dell’ente. La scelta si è indirizzata su openSE, sviluppato nel contesto del progetto LHC e frutto di un progetto nato in ambito europeo. Anche se relativamente giovane questo framework ha il grande vantaggio di nascere da un contesto scientifico dove le tematiche della radioprotezione e delle sicurezze sono integrate. Inoltra presenta notevoli punti di contatti con il sistema HERMES (CH) fornendo cosi anche rassicurazioni sulla possibilità di garantirne la continuità.
Per quanto riguarda i tools il comitato ha dato indicazione principalmente per l’uso di piattaforme commerciali già ampiamente utilizzate, come Microsoft Project@. Queste piattaforme permettono di integrare nei sistemi informatici la gran parte delle metodiche sviluppate nel Project Management come lo sviluppo del planning, il controllo dei costi e delle risorse etc etc. Per quanto riguarda ala gestione documentale le considerazioni fatte sono state diverse. Il gruppo ha riconosciuto la validità di potersi affidare a piattaforme commerciali già esistenti, ma allo stesso tempo ha sottolineato l’importanza di poter gestire il ciclo di vita documentale di un progetto utilizzando ALFRESCO, il database che è mantenuto e sviluppato dall’ente. Dato che, per quanto riguarda il flusso della gestione documentale, ALFRESCO si è rivelato uno strumento di difficile applicazione, il gruppo di lavoro si è preso in carica lo sviluppo dell’applicazione PRODES, che con un interfaccia di facile utilizzo si interfaccia con ALFRESCO garantendo tutte le procedure per un efficace gestione delle risorse documentali.
Procedendo nella sua attività il gruppo di lavoro ha realizzato che, per poter avanzare in modo efficace nell’introduzione delle tecniche di Project Management nei progetti dell’ente, un protagonista essenziale mancava all’appello : un piano di Qualità dedicato ai progetti dell’ INFN. Estendendo quindi il suo mandato il gruppo di lavoro ha prodotto uno sforzo considerevole per produrre la prima versione di questo piano Qualità, basato sempre sull’esperienza di LHC ma adattato alle esigenze e alle particolarità gestionali dell’ente.
Per quanto riguarda le azioni di formazione, a questo punto, le scelte sono state conseguenti. Si è indicata la necessità di integrare nel piano di formazione nazionale delle azioni mirate che potessero introdurre le pratiche di Project management, che fornissero gli elementi principali del framework openSE, che illustrassero i contenuti del piano Qualità messo a disposizione e che introducessero all’utilizzo di tools informatici.
Per poter dare un significato operativo al lavoro svolto il gruppo di lavoro, in accordo con i presidenti delle Commissioni Scientifiche Nazionali, si è interfacciato con i responsabili Nazionali delle grandi collaborazioni internazionali nate nel contesto dell’upgrade di LHC. Il confronto è stato estremamente stimolante ed ha permesso al comitato di poter calibrare le sue proposte su dei casi reali di grande visibilità.
LA CREAZIONE DEL COMITATO NAZIONALE PER IL PROJECT MANAGEMENT
Alla fine del 2019 il gruppo di lavoro, nella sua ultima riunione, ha constatato di essere arrivato a conclusione di tutte le azioni indicate nel mandato originario oltre aver fornito anche la prima versione del piano Qualità per i progetti dell’ente. Queste conclusioni sono state inviate al Presidente insieme alla raccomandazione di rendere permanente l’attività di introduzione e supporto sulle tecniche di Project Management nell’INFN tramite la costituzione di un Comitato Nazionale e l’introduzione della figure di Gestore della Qualità.
Seguendo queste indicazioni, tramite la disposizione 22140 del 18 Maggio 2020, il Presidente dell’INFN ha costituito il Comitato Nazionale per il Project Management (CNPM).