Microsoft 365
Dipendenti ed associati INFN sono invitati a richiedere l'account Microsoft 365, compreso nel contratto campus stipulato con Microsoft, indipendentemente dal sistema operativo in uso sul proprio desktop.
La CCR ha deciso di procedere con l'attivazione di due tipologie differenti di account in base alla tipologia di utenza:
- Dipendenti INFN vengono creati con licenza "Microsoft 365 A5 for faculty" (versione di Office installabile sul proprio computer e utilizzo online delle Web App);
- Associati, assimilati, ospiti e affini vengono creati con licenza "Office 365 A1 for faculty" (versione di Office utilizzabile solo online con le Web App).
Per i dipendenti INFN l'installazione del pacchetto di Microsoft 365 (per S.O. Windows e macOS) è la sola consentita dal contratto ed è disponibile scaricandolo dal portale Microsoft Office 365 https://www.microsoft365.com/.
Le altre soluzioni Microsoft reperibili (es. da Pandora) in dipartimento e dal proprio servizio calcolo come i prodotti standalone e le attivazioni via KMS o MAK, sono da utilizzare esclusivamente per computer condivisi e per i quali non sia possibile identificare un utilizzatore principale.
Come procedere
Richiedere un Account
Ogni avente diritto per prima cosa deve fare richiesta di un account Microsoft Office 365, collegandosi a questo indirizzo
Attualmente è importante ricordare che le richieste vengono processate in modalità best-effort da colleghi (non esiste procedura automatica) indicativamente una volta a settimana. Ad avvenuta attivazione si riceve un email di conferma: è normale quindi attendere 5-7 lavorativi giorni prima di ricevere conferma dell'attivazione del proprio account.
Il pacchetto per installare Microsoft 365 si trova all'interno della propria area personale (bottone Installa App in alto a dx) sul portale Microsoft Office 365 una volta effettuato il login qui: https://www.microsoft365.com/
L'utilizzo di Microsoft 365 è legato allo stato giuridico di Dipendente o Associato quindi alla scadenza del contratto o dell'associazione, l'account Microsoft 365 verrà cancellato (fermo restando un periodo di grace time di 90 giorni per i dati).
Il salvataggio dei dati dalla piattaforma Microsoft 365 è a cura dell'utente ed è l'unico responsabile.
Autenticazione tramite INFN-AAI (single sign-on)
La pagina di login di Microsofr 365, lo ripetiamo è questa: https://www.microsoft365.com/
Gli utenti autorizzati (cioè coloro che hanno ricevuto conferma della creazione del proprio account M365) vengono riconosciuti attraverso autenticazione INFN-AAI. Una volta inserito il proprio identificativo univoco INFN, eduPersonPrincipalName, ossia la concatenazione di "username INFN-AAI" con "@infn.it" (es.
ATTENZIONE: Non si deve utilizzare il proprio email di sezione come login (non funziona e non è considerato un account M365 INFN!).
Se non si ricorda quale sia il proprio eduPersonPrincipalName, è possibile inserire un nome di fantasia ad esempio "
Dalla stessa pagina, come detto, è possibile scaricare il programma di installazione per la suite Microsoft 365 sia per Windows che per macOS. Gli utenti Linux possono utilizzare le Web App che sono in grado di fornire documenti compatibili e utilizzabili da colleghi con S.O. Windows e/o macOS.
Applicativi Microsoft 365
Per i dipendenti INFN, gli applicativi Microsoft 365 si autenticano allo stesso modo, una volta sola per tutte.
Alla prima esecuzione, nelle opzioni, selezionare account ed inserire le credenziali usate per accedere al portale Microsoft 365.
In questo modo il software ottiene la licenza (si possono licenziare fino a 5 installazioni su diversi computer utilizzando le stesse credenziali).
OneDrive Business
Oltre ai vari applicativi Microsoft 365, la licenza Campus A5 mette a disposizione 5TB di spazio disco cloud su OneDrive Business per ogni utente dipendente INFN.
Gli associati avranno a disposizione 1TB (da febbraio 2024 sarà ridotto a 100GB).
Lo spazio disco è accessibile sia via web, che via apposito client https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/onedrive/download installabile su vari dispositivi, anche mobile.
Quali dati mettere su OneDrive Business
ATTENZIONE: l'indicazione generale è di usare OneDrive solo per dati che non contengono informazioni personali o strategiche per l'INFN!
Usare invece Alfresco o Pandora se bisgona memorizzare dati personali, in particolare Alfresco deve essere usato quando la gestione dei privilegi di accesso è critica.
Exchange e Outlook
Ad ogni utente viene attivata una casella di posta corrispondente all'indirizzo di login (<username AAI>@infn.it), interna a Microsoft 365, accessibile tramite l'icona Outlook raggiungibile tramite portale web o client. Questa casella è predisposta per ricevere le notifiche inoltrate dagli applicativi Microsoft 365, ma non può e non deve essere utilizzata dagli utenti quotidianamente per comunicare (è una decisione presa dalla CCR, in quanto richiederebbe di inoltrare attraverso i server Microsoft tutto il traffico email diretto a @infn.it).
Per ricevere le notifiche, questa casella è pre-configurata con un forward verso <username AAI>@vmail.infn.it, che a sua volta ridirige i messaggi verso la propria casella INFN di Sezione/Lavoratorio.
Questa configurazione non deve essere modificata dall'utente. Ad ogni login su https://www.microsoft365.com/ comparirà la finestrella "forward abilitato" e relativo pulsante "rimuovi questa impostazione": è importante che non venga rimossa, pena la perdita di tutte le notifiche inviate dal sistema M365.
Teams
Ogni utente abilitato su M365 può utilizzare Microsoft Teams con le proprie credenziali INFN. Una breve guida di utilizzo è disponibile qui.
Supporto e Assistenza
In prima istanza rivolgersi sempre al sevizio locale del calcolo di Sezione/Laboratorio.
E' disponibile ampia documentazione MS on-line
Si può infine chiedere supporto anche al Gruppo Windows con le seguenti modalità:
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- Sistema di Ticketing: https://l.infn.it/winsupport
- inviando una email:
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