Office365

Dipendenti ed associati INFN sono invitati a richiedere l'account Office 365, compreso nel contratto campus stipulato con Microsoft, indipendentemente dal sistema operativo in uso sul proprio desktop.

A seguito delle recenti numerose richieste di attivazione di account, causate dall'emergenza covid-19, la CCR ha deciso di procedere con l'attivazione di due tipologie differenti di account, discriminando la tipologia di utenza:

• Dipendenti INFN vengono creati con licenza "Office 365 A3 for faculty"
• associati e affini, con licenza "Office 365 A1 plus for faculty"

Per i dipendenti l'installazione del pacchetto di Office 365 (per S.O. Windows e Mac) è la sola consentita dal contratto: le soluzioni reperibili in dipartimento e dal proprio servizio calcolo, sono da utilizzare esclusivamente per computer condivisi e per i quali non sia possibile identificare un utilizzatore principale.

Se si possiede un computer Apple, l'autenticazione tramite account O365 è l'unica ora possibile per attivare la propria copia del prodotto.

Come procedere

Richiedere un account

Ogni avente diritto per prima cosa deve fare richiesta di un account Office365, collegandosi a questo indirizzo

E' importante ricordare che le richieste vengono processate in modalità best-effort da colleghi (non esiste procedura automatica) indicativamente una volta a settimana. Ad avvenuta attivazione si riceve un email di conferma: e' normale quindi attendere 5-7 giorni prima di ricevere conferma dell'attivazione del proprio account.

Il pacchetto per installare Office365 si trova all'interno della propria area personale sul portale Office 365 una volta effettuato il login: [[http://portal.office.com]]

L'utilizzo di Office365 è legato allo stato giuridico di Dipendente o Associato quindi alla scadenza del contratto a tempo determinato, l'account Office365 verrà cancellato (fermo restando un periodo di "grazia" di 3 mesi).

Il salvataggio dei dati dalla piattaforma Microsoft è a cura dell'utente.

Autenticazione tramite INFN-AAI (single sign-on)

La pagina di login di Office365, lo ripetiamo è questa: http://portal.office.com
Gli utenti autorizzati (cioè coloro che hanno ricevuto conferma della creazione del proprio account O365) vengono riconosciuti attraverso autenticazione INFN-AAI. Una volta inserito il proprio identificativo univoco INFN,  eduPersonPrincipalName, ossia la concatenazione di "username" INFN-AAI con "@infn.it" (es. Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.) nella pagina di login di Office365 il browser verrà rediretto verso la pagina dell'INFN Identity Check di INFN-AAI (azione che sarà trasparente all'utente).
ATTENZIONE: Non si deve utilizzare il proprio email di sezione come login (non funziona!).

Se non si ricorda quale sia il proprio eduPersonPrincipalName, è possibile inserire un nome di fantasia ad esempio "Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.", e una volta ottenuta la schermata di autenticazione INFN-AAI, è possibile autenticarsi tramite uno qualsiasi dei metodi implementati in WAWA (certificato, che abilita l'accesso con le proprie credenziali, se questo risulta installato nel browser in uso; username/password; Kerberos GSSAPI).

Dalla stessa pagina, come detto, è possibile scaricare il programma di installazione per la suite Office 365 sia per Windows che per Mac. Gli utenti linux possono utilizzare i client web, con interfaccia e prestazioni semplificate, comunque in grado di fornire documenti compatibili e utilizzabili da colleghi con S.O. Windows/Mac.

Applicativi Office

Per i dipendenti INFN, gli applicativi office si autenticano allo stesso modo, una volta per tutte. Alla prima esecuzione, nelle opzioni, selezionare account ed inserire le credenziali usate per accedere al portale microsoft. In questo modo il software ottiene la licenza (si possono autorizzare fino a 5 pc con le stesse credenziali).

OneDrive

Oltre ai vari applicativi Office, la licenza Campus mette a disposizione 5TB di spazio disco su OneDrive per ogni utente (1TB per associati con contratto A1). Tale spazio disco è accessibile sia via web, che via apposito client  [[https://onedrive.com/download|OneDrive]] installabile su vari dispositivi, anche mobile.

Quali dati mettere su OneDrive

ATTENZIONE: l'indicazione generale è di usare Onedrive solo per dati che non contengono informazioni personali o strategiche per l'INFN e di usare invece Alfresco o Pandora per questi. In particolare Alfresco deve essere usato quando la gestione dei privilegi di accesso e' critica.

Exchange e Outlook

Ad ogni utente viene attivata una casella di posta corrispondente all'indirizzo di login (<AAI-uid>@infn.it), interna a Office365, accessibile tramite l'icona Outlook raggiungibile unicamente tramite portale web. Questa casella e' predisposta per ricevere le notifiche inoltrate dagli applicativi di Office 365, ma non può e non deve essere utilizzata dagli utenti quotidianamente per comunicare (è una decisione presa dall CCR-INFN, in quanto richiederebbe di inoltrare attraverso i server Microsoft tutto il traffico email diretto a @infn.it).

Per ricevere le notifiche, questa casella è pre-configurata con un forward verso <AAI-uid>@vmail.infn.it, che a sua volta ridirige i messaggi verso la propria casella INFN di sezione

Questa configurazione non deve essere modificata dall'utente. Ad ogni login su portal.office.com comparirà la finestrella "forward abilitato" e relativo pulsante "rimuovi questa impostazione": è importante che non venga rimossa, pena la perdita di tutte le notifiche inviate dal sistema O365.

Teams

  Ogni utente abilitato su O365 puo' utilizzare Microsoft Teams con le proprie credenziali INFN. Una breve guida di utilizzo e' disponibile qui.

Supporto e assistenza

In prima istanza rivolgersi sempre al responsabile locale del calcolo di sezione/laboratorio.

E' disponibile ampia documentazione MS on-line

Si puo' infine contattare la mailing list: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.